サラリーマンの投資と仕事研究所

サラリーマンのビジネス手法研究とその実践記録

エクセルで作られた見るための資料をデータベース化したらうまく管理できたよという話

あれ、なんなんですかね。エクセルの資料で飛び飛びのセルに値やら式やらが入っていて、説明なんか加えちゃったりしてある資料。良く見ます。自分でも作らないようには気をつけているつもりですが、たまに自分でもやってしまっているときがあります。

ファイルメンテナンスを頼まれるとちょっと躊躇してしまうようなデータ類の数々。

見せるための資料であれば問題ないのですが、わかりやすいので数字を管理しておいて等とファイルメンテナンスを頼まれることも良くあります。

後で加工しやすくするためにも、ちょっとした工夫をしておくべきと思います。

当たり前の話かもしれませんが、今回は自戒を込めて書いておきます。

 

<目次>

 

見せるための資料と数値を管理する資料を分ける

まずは資料を大別すべきと思います。「見せる」「人に分かってもらう」資料と数値を管理していく資料。

これがごちゃごちゃになっていると後でメンテナンスをする時に困ったことになります。見せる資料は人が理解するのに適していますが、管理には適さないからです。

具体的には数値の成り立ちや過程等は見せる資料はわかりやすく出来ています。

資料一枚でうまくつながりが解るバウチャーのような資料を好む人もいます。その場で数値そのものが合っているか間違っているかを判断する事が出来るからです。

時期によって数値の異なる資料の場合、その説明を上の人が気にいるとその資料を”メンテ"しろということになりがちです。

(時期によって数値を入替えて必要に応じてコメントを変えておくという事をここではメンテと呼びます。)

かくしてまたひとつ管理しにくい資料をメンテする必要が出てくるわけです。

管理しにくい”見せる資料”を大量にメンテしていると作業時間を圧迫します。なるべくシンプルに管理するための資料を作ることを昔の自分に強くオススメしたい。

本当にそう思います。

数値を管理しやすい資料とは

 

インプットする数値とアウトプットする数値が明確にわかれていて紛れがないこと。

生値とか計算値とも言います。なので、これは管理しにくい資料だなとかなんの数値かわかりにくいなと感じたら、数値と数式だけのセルを残して他をすべて消し、②横並びにした上で左側を数値(インプット)、右側を数式(アウトプット)として並べ替えると良いです。

まず左側の値がどのような理由でどのような経路をたどって入手するのか、そして自分がどのような理由でどのように加工し、アウトプットしているかということを理解していく事も必要です。

あとは時系列に上から並べていけば良いです。大量にデータがある場合には一番上に数式を残して後は値を張り付けて管理すると、エクセルのファイルが巨大になりにくいということも合わせてTIPSとして紹介しておきます。